Jak napisać list prywatny i urzędowy?
Dziś wiele osób zadaje sobie pytanie, jak napisać list. Jeszcze kilka lat temu nie mieliśmy z tym problemu, bo tego rodzaju wypowiedź użytkowa była powszechna. Dziś korespondencję tego typu zastąpiły mejle oraz różnego rodzaju komunikatory, jednak niekiedy konieczne jest napisanie klasycznego listu. Jak to zrobić poprawnie?
Wysyłamy ich mniej niż kiedyś, jednak nadal należy wiedzieć, jak napisać list. Ta forma wypowiedzi ma kilka stałych elementów, do których należą:
- część początkowa i końcowa, która ogranicza się najczęściej do konwencjonalnych form grzecznościowych, np. Szanowna Pani, Z poważaniem,
- środek listu, czyli nic innego jak treść komunikowana adresatowi.
1. Jak napisać list prywatny?
Listy prywatne obecnie w większości zastąpione są przez inne formy komunikacji międzyludzkiej (SMS, czaty, komunikatory). Ich specyfika to temat na inny artykuł. Tradycyjny list ma bowiem nieco inną formułę. W przypadku korespondencji prywatnej nadawca zwraca się do adresata znanego w bliski sposób. Obowiązuje tu zasada uprzejmości.
W liście prywatnym, w zależności od jego charakteru, wykorzystuje się różne rodzaje wypowiedzi: streszczenie, opowiadanie, opis i charakterystykę.
Kiedy piszemy list, bardzo ważne jest określenie stopnia zażyłości między nadawcą a adresatem. Od tego będzie zależeć, w jaki sposób go zredagujemy. Inaczej piszemy do swojego najlepszego przyjaciela, a inaczej do przełożonego.
1.1. Przykładowe nagłówki w liście prywatnym:
- Droga Koleżanko!
- Małgosiu!
- Droga Olu!
- Droga Pani Ewo!
- Szanowna Pani Ewo!
- Czcigodny Panie Profesorze!
1.2. Formuły końcowe w liście prywatnym:
- Kończę i pozdrawiam!
- Ściskam!
- Całuję!
- Łączę ukłony!
- Łączę pozdrowienia!
- Łączę wyrazy szczerej życzliwości
2. Jak napisać list urzędowy?
List urzędowy (oficjalny) skierowany jest do osób publicznych, niekiedy nieznanych (nieokreślonych), lub instytucji. Charakteryzuje się zwięzłością, ma specyficzną leksykę i frazeologię. Ma też ściśle określony układ graficzny, co wiąże się z koniecznością podania danych nadawcy, adresata, daty i podpisu.
Imię i nazwisko nadawcy oraz jego dane kontaktowe (adres, telefon, niekiedy e-mail) umieszczamy w lewym górnym rogu. W prawym górnym rogu zapisujemy datę oraz miejscowość, w której piszemy list. Poniżej, po prawej stronie, zapisujemy adresata listu.
Co ważne, list urzędowy powinien posiadać dane adresowe nadawcy i odbiorcy zarówno na kopercie, jak i w samym liście. Jeśli będziemy załączać do niego dokumenty, powinny być one wyszczególnione (piszemy wówczas np.: Do listu załączam akt urodzenia Jana Kowalskiego).
Odrębnym rodzajem listu jest list motywacyjny, który zawiera elementy podania i autoprezentacji Najczęściej piszemy go, gdy ubiegamy się o pracę. Zapisujemy wówczas nasze zalety, które mogą być przydatne na danym stanowisku.
Pisanie listów to dla niektórych przeżytek. Są jednak osoby, które nadal preferują tego rodzaju kontakt.