Zwroty grzecznościowe oficjalne i nieoficjalne

Dziś zwroty grzecznościowe najczęściej używa się w korespondencji, zwłaszcza oficjalnej (nie tylko w listach tradycyjnych, ale i w mejlach). Są one też nadal stosowane w stosunkach dyplomatycznych, podczas oficjalnych ceremonii, a także w dokumentacji urzędowej. Niekiedy nazywa się je zwrotami honorowymi.

Określone zwroty grzecznościowe używa się na powitanie oraz pożegnanie. W pierwszym przypadku mówimy „dzień dobry”, a po zmierzchu „dobry wieczór”. Witamy się nie tylko z osobami nam znanymi, ale też nieznanymi, kiedy wchodzimy do pomieszczenia, w którym się znajdują, np. do małego sklepu, windy, przedziału w pociągu. Analogicznie – wychodząc z tych miejsc – mówimy „do widzenia” lub ‘”do zobaczenia” (jeśli żegnamy się z osobami znanymi, z którymi będziemy się w przyszłości widzieć), a po zmroku wychodząc pozdrawiamy słowami „Dobranoc” lub życzymy „Dobrej nocy”.

Język polski ewoluuje, dostosowując się do norm współczesnego świata. Dawniej pisano listy, w którym na początku zawsze znajdował się zwrot grzecznościowy: „Drogi Mężu/Żono”, „Kochani Rodzice”. Dziś tradycja pisania listów zanika. Została zastąpiona mejlami oraz wiadomościami wysyłanymi na różnego rodzaju komunikatorach. Nie oznacza to jednak, że zaniechano zwrotów grzecznościowych, wręcz przeciwnie! Ich używanie nadal jest bardzo ważne i świadczy o kulturze osobistej nadawcy.

• Kiedy piszemy wiadomość do nauczyciela lub wykładowcy, pamiętajmy o zapisaniu właściwego tytułu naukowego: „Szanowny Panie Magistrze”, „Szanowna Pani Doktor”, „Szanowny Panie Profesorze”.
• Kiedy wiadomość wysyłamy do osoby nieznanej, np. w sprawach służbowych, piszemy: „Szanowny Panie”/”Szanowna Pani”/”Szanowni Państwo”. Unikamy mniej oficjalnego „Dzień dobry” oraz niepoprawnie używanej formy „Witaj”.
• Jeśli piszemy do osoby znanej, ale z którą nadal korespondujemy w oficjalnym tonie, możemy napisać „Dzień dobry” lub pokusić się o użycie imienia odbiorcy „Dzień dobry, Pani Magdaleno” lub „Szanowny Panie Macieju”.

Nieco inne zwroty grzecznościowe obowiązują w korespondencji kościelnej ("Jego Świętobliwość Biskup Rzymu”) i w służbach mundurowych.

W oficjalnych listach zakończenie wiadomość wymaga użycia zwrotu grzecznościowego typu: "Łączę wyrazy szacunku", "Z wyrazami szczacunku" i "Z poważaniem".

Wiele osób używa w korespondencji mejlowej słowa "Witaj". To duży błąd! Ten zwrot grzecznościowy zarezerwowany jest dla relacji gospodarz-gość.

Słowo to wypowiada gospodarz, kiedy wita gości przybywających do jego domu. W języku polskim używa się go w relacjach bezpośrednich. Stosowanie go pośrednio, w korespondencji elektronicznej (ale i tradycyjnej), jest niewłaściwe, zwłaszcza że zakłada wyższość nadawcy nad odbiorcą.