Jak napisać sprawozdanie?

Sprawozdanie to wierny i dokładny opis, relacja z minionych wydarzeń, pisany z punktu widzenia uczestnika wydarzeń lub ich świadka. W sprawozdaniu używa się czasu przeszłego, należy także zachować porządek chronologiczny - opisywać zdarzenia zgodnie z ich faktyczną kolejnością.

Może wyróżnić 3 typy sprawozdań:

• sprawozdanie z filmu, lektury lub przedstawienia (bliskie recenzji);
• sprawozdanie z wydarzeń (bliskie reportażowi);
• sprawozdanie z działania instytucji (bliskie protokołowi).

Sprawozdanie z filmu, lektury lub przedstawienia

Celem sprawozdania z filmu, lektury lub spektaklu jest ukazanie informacji dotyczących analizowanego obiektu. Na początku - we wstępie podaje się wszystkie dane dotyczące autora, reżysera, bohaterów, aktorów, czas i okoliczności powstania, określa się tematykę i gatunek.

W dalszej części - w rozwinięciu streszcza się utwór, wskazując na miejsce i czas akcji i ukazując najważniejsze wydarzenia w chronologicznym porządku. W ten sposób określa się także sposób realizacji filmu czy przedstawienia lub też jego język.

W ostatnim etapie - w zakończeniu powinniśmy zwrócić uwagę na mocne i słabsze strony opisywanego dzieła.

Sprawozdanie z wydarzeń

Sprawozdanie tego rodzaju we wstępie powinno zawierać informacje na temat samego zdarzenia, uczestników, tego, kim byli i gdzie rozgrywało się to wydarzenie.

W rozwinięciu ukazywane są kolejne wydarzenia, należy w nich pokreślić zachodzące między nimi relacje czasowe. W zakończeniu powinna zostać ujęta ocena danego wydarzenia.

Sprawozdanie z działalności instytucji

Tego rodzaju sprawozdanie zawiera szczegółowe informacje o wykonaniu zadań danej instytucji, głównie o zorganizowanych eventach, ich kosztach i udziale mieszkańców.

Jak zbudowane jest sprawozdanie? Każde ma ściśle określoną konstrukcję: wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Powinno także:

• obiektywnie prezentować sytuację;
• uwzględniać czas, miejsce i uczestników;
• ukazywać fakty w porządku chronologicznym;
• być czytelne, konkretne i przejrzyste;
• selekcjonować fakty, aby w natłoku informacji nie zginęły najważniejsze informacje;
• może zawierać krótkie wypowiedzi uczestników/świadków wydarzeń, wprowadzone, aby nadać dynamiki relacji;
• w okresowym sprawozdaniu należy odwołać się do sprawozdań poprzednich;
• na zakończenie należy sformułować uwagi i wnioski.

Warto pamiętać o kilku zasadach pisania sprawozdań:

• jak najwierniej odtwórz rzeczywistość - sprawozdanie przede wszystkim powinno być autentyczne, zgodne z prawdą i przedstawiać rzeczywiste wydarzenia; nie można ich ubarwiać, przekręcać ani zmieniać;
• zachowaj porządek chronologiczny - pisz po kolei, zgodnie z przebiegiem danego wydarzenia; aby ułatwić sobie to zadanie, na bieżąco twórz plan wydarzeń, dzięki czemu unikniesz chaosu i z łatwością rozwiniesz wszystkie punkty;
• opieraj się na rzetelnych, sprawdzonych i autentycznych materiałach - najlepiej, abyś był świadkiem lub uczestnikiem wydarzenia; na bieżąco rób notatki, aby nic ci nie umknęło;
• pisz w czasie przeszłym - jako, że sprawozdanie jest relacją z wydarzeń minionych, konsekwentnie używaj czasowników w czasie przeszłym; uważaj, aby nie mieszać czasów;
• zachowaj właściwą strukturę - podziel wypowiedź na wstęp, rozwinięcie i zakończenie.