Jak napisać list prywatny i urzędowy?

Wysyłamy ich mniej niż kiedyś, jednak nadal należy wiedzieć, jak napisać list. Ta forma wypowiedzi ma kilka stałych elementów, do których należą:

• część początkowa i końcowa, która ogranicza się najczęściej do konwencjonalnych form grzecznościowych, np. Szanowna Pani, Z poważaniem,
• środek listu, czyli nic innego jak treść komunikowana adresatowi.

Listy prywatne obecnie w większości zastąpione są przez inne formy komunikacji międzyludzkiej (SMS, czaty, komunikatory). Ich specyfika to temat na inny artykuł. Tradycyjny list ma bowiem nieco inną formułę. W przypadku korespondencji prywatnej nadawca zwraca się do adresata znanego w bliski sposób. Obowiązuje tu zasada uprzejmości.

W liście prywatnym, w zależności od jego charakteru, wykorzystuje się różne rodzaje wypowiedzi: streszczenie, opowiadanie, opis i charakterystykę.

Kiedy piszemy list, bardzo ważne jest określenie stopnia zażyłości między nadawcą a adresatem. Od tego będzie zależeć, w jaki sposób go zredagujemy. Inaczej piszemy do swojego najlepszego przyjaciela, a inaczej do przełożonego.

Przykładowe nagłówki w liście prywatnym:

• Droga Koleżanko!
• Małgosiu!
• Droga Olu!
• Droga Pani Ewo!
• Szanowna Pani Ewo!
• Czcigodny Panie Profesorze!

Formuły końcowe w liście prywatnym:

• Kończę i pozdrawiam!
• Ściskam!
• Całuję!
• Łączę ukłony!
• Łączę pozdrowienia!
• Łączę wyrazy szczerej życzliwości

List urzędowy (oficjalny) skierowany jest do osób publicznych, niekiedy nieznanych (nieokreślonych), lub instytucji. Charakteryzuje się zwięzłością, ma specyficzną leksykę i frazeologię. Ma też ściśle określony układ graficzny, co wiąże się z koniecznością podania danych nadawcy, adresata, daty i podpisu.

Imię i nazwisko nadawcy oraz jego dane kontaktowe (adres, telefon, niekiedy e-mail) umieszczamy w lewym górnym rogu. W prawym górnym rogu zapisujemy datę oraz miejscowość, w której piszemy list. Poniżej, po prawej stronie, zapisujemy adresata listu.

Co ważne, list urzędowy powinien posiadać dane adresowe nadawcy i odbiorcy zarówno na kopercie, jak i w samym liście. Jeśli będziemy załączać do niego dokumenty, powinny być one wyszczególnione (piszemy wówczas np.: Do listu załączam akt urodzenia Jana Kowalskiego).

Odrębnym rodzajem listu jest list motywacyjny, który zawiera elementy podania i autoprezentacji Najczęściej piszemy go, gdy ubiegamy się o pracę. Zapisujemy wówczas nasze zalety, które mogą być przydatne na danym stanowisku.

Pisanie listów to dla niektórych przeżytek. Są jednak osoby, które nadal preferują tego rodzaju kontakt.